バックオフィス業務のBPOにより、全国の請求処理作業を集約し業務効率化を実現。従来の作業工数を最大1/100に圧縮しました

導入前の課題

内部統制の強化と事業拡大に向けた将来的な拡張性の確保を目的として、営業部門の働き方改革が経営計画の重点項目として設定されたことにより、全国の拠点においても、働き方改革のために各業務フローの見直しが必要となりました。
しかし、特に請求処理業務においては各業務の属人化が問題となっており、平準化の障害となっていました。

また、従来の作業では人の目に頼ったチェック・仕分けを行うフローが多いため、約1,500件/月の請求データを処理する中で、印刷・封入・封緘・発送時の人為的ミスも発生しており、一刻も早い業務改善が望まれておりました。

弊社の取り組み

業務プロセスの再構築を目的として、拠点毎のルールの洗い出し、各種業務フロー・手順の見える化を実施いたしました。その結果、属人化は拠点毎のローカルルールや、業務プロセスの差異に起因することが判明し、これらの恒久的な解消を目的として、「業務フローの平準化」「運用体制の再構築」「作業の半自動化」の施策を実行しました。

■ 業務フローの平準化

拠点毎の工程差異を是正し、ミスの少ない安定的な運用を図るため、業務フロー・手順を見直しし再設計、クライアントへ提案し、業務の平準化を実現しました。

■ 作業工程の一部自動化

ミスの発生頻度が最も高く、かつ工数がかかっていた請求データのグルーピングをRPAなどシステムの導入により自動化することで、従来4～5時間程度かかっていた請求データの振り分け処理を最大5分程度で完了できるように改善いたしました。

■ 運用体制の再構築

“業務工数の削減” “データ紛失・漏洩の防止” “作業ミスの減少”という目的を達成するため、BＰＯ業務としてすべてを弊社で一元的に巻き取るのではなく、再設計された作業工程ごとに適性を鑑み、クライアントからの出向を受け入れや、協力会社との協業体制を構築するなど、業務特性に応じた柔軟な運用体制を構築しました。

導入効果

自動化の影響は大きく、工程によっては作業工数が従来の1/100まで減少させることに成功いたしました。
また、ミスの発生が最も多かった工程についても、正確性・専門性を重視した新たな作業手順と体制により、工数を大幅に削減しつつもミスの発生率も引き下げ、正確性とスピードを兼ね備えた作業の実施を可能にいたしました。

システム導入による自動化だけではなく、各業務の特性に応じた運用体制の構築など、複数の改善施策を効果的に取り入れることで、営業部門の働き方改革のボトルネックの一つとなっていた、バックオフィス業務の属人化を解消し、業務の効率化を実現することができました。バックオフィス業務など、所謂ノンコア業務を外部委託することは、自社リソースのコア業務への有効活用を可能にし、事業拡大へ繋がっていきます。